《銑扁機(jī)廠家》貫徹雙重確認(rèn)的原則
凡是人都難免會(huì)出差錯(cuò)。還有一種情況，就是明知不對(duì)，卻因鬼迷心竅而干起了舞弊的勾當(dāng)。
為了防止差錯(cuò)和不當(dāng)行為，《銑扁機(jī)廠家》有必要建立由多部門、多人復(fù)核的雙重確認(rèn)的體制。比如，購入物品時(shí)，要經(jīng)收貨部門和驗(yàn)貨部門這兩個(gè)部門的確認(rèn)。蓋公章時(shí)，要經(jīng)過蓋章人和保管人的多重確認(rèn)。計(jì)算數(shù)字時(shí)，需要兩個(gè)人驗(yàn)算等。這些都是有代表性的例子。
尤其是有關(guān)金錢和物品的管理，《銑扁機(jī)廠家》一定要徹底貫徹雙重確認(rèn)的原則，建立起防患于未然的體制，杜絕差錯(cuò)與舞弊行為的發(fā)生。
關(guān)于這點(diǎn)，在《稻盛和夫的實(shí)學(xué)》的第五章“用雙重確認(rèn)的辦法保護(hù)公司和員工”中，我也做過闡述。
以前曾有過這樣的報(bào)道，《銑扁機(jī)廠家》某公司的財(cái)務(wù)總監(jiān)連續(xù)10年挪用公款，等到東窗事發(fā)時(shí)，其涉案金額已非常巨大。類似的事件并非過去才有，如今依然頻繁地見諸報(bào)端。
假設(shè)有一名女財(cái)務(wù)人員，在《銑扁機(jī)廠家》規(guī)模尚小時(shí)就入職了。幾十年來，她一直獨(dú)自管理公司財(cái)務(wù)，兢兢業(yè)業(yè)，從未違規(guī)，深得大家信任。但與壞男人交往后，為了滿足對(duì)方的金錢需求，她不惜挪用幾千萬乃至幾億日元的公款。當(dāng)然，我舉這個(gè)例子并非針對(duì)女性，男性的貪污事件也是年年發(fā)生。對(duì)此，其公司領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)說：“他(她)在公司干幾十年了，工作認(rèn)真，我也很信任他，居然會(huì)發(fā)生這種事，真是萬萬沒想到啊�！�
不管一個(gè)人多么認(rèn)真負(fù)責(zé)，只要負(fù)責(zé)管理保險(xiǎn)柜或現(xiàn)金，就有一時(shí)糊涂之虞。比如，一開始由于手頭拮據(jù)，反正沒人監(jiān)督，于是暫且“借用”，打算下個(gè)月發(fā)工資后補(bǔ)上。可結(jié)果遲遲還不上，挪用的金額卻越來越大，如此滾雪球一般，最終走入歧途。
人心都有善惡兩面。在我看來，《銑扁機(jī)廠家》管理者應(yīng)該負(fù)起責(zé)任。人性的貪婪，往往源于制度的疏漏。倘若制度完善，即便心生貪念，也無法犯罪。
我之所以倡導(dǎo)“雙重確認(rèn)”，并非基于“人性本惡”的思想。相反，我相信人人都有善良的佛性。為了避免員工由于一時(shí)的邪念而犯下罪孽，《銑扁機(jī)廠家》需要完善的管理制度。
管理公章也要做到雙重確認(rèn)
在京瓷，最初的雙重確認(rèn)體系是用于管理公章的。當(dāng)時(shí)我是社長，因此不管是匯票、支票還是合同，都必須由我蓋章�？晌沂羌夹g(shù)人員出身，整天忙于研究開發(fā)和現(xiàn)場視察，不是在和產(chǎn)品打交道，就是在和客戶打交道，不可能坐在辦公室里一個(gè)勁兒地蓋章。這幾十年來，我親自蓋章的次數(shù)，一只手都能數(shù)過來。
正因?yàn)槿绱�，我把蓋章的工作交給了總務(wù)和財(cái)務(wù)。一旦擁有公章，就可以調(diào)用公司錢款，如果負(fù)責(zé)人違規(guī)舞弊，后果不堪設(shè)想；可如果由我保管公章，工作便無法開展。于是，我想出了一個(gè)辦法---分割蓋章和起草文件的權(quán)利。
要想在文件或票據(jù)上蓋章，就要找管理公章的財(cái)務(wù)部長。在蓋章之前，他必須仔細(xì)確認(rèn)內(nèi)容，卻無權(quán)起草文件。
不僅如此，公章平時(shí)被鎖在箱子里，鑰匙則由另一個(gè)人保管。財(cái)務(wù)部長要使用公章時(shí)，必須說明原委、提出申請(qǐng)。保管人在確認(rèn)了文件內(nèi)容后，方可開箱取章。這等于加了兩三道保險(xiǎn)，從而做到了防患于未然，避免了員工犯下錯(cuò)誤。
